A automação de processos envolve o uso da tecnologia para realizar tarefas que antes eram concluídas manualmente.
É importante ressaltar que isso não significa que o trabalho dos profissionais possa ser substituído. Ao contrário, a ideia é utilizar esse recurso para agilizar e facilitar as atividades diárias.
O que exatamente é automação de processos?
A automação de processos é a conversão de tarefas manuais em automatizadas realizadas com o auxílio da tecnologia.
Por exemplo, enviar e-mails para vários clientes usando uma ferramenta projetada especificamente para essa tarefa, em vez de enviar e-mails um de cada vez.
Por que é uma boa ideia automatizar seus processos?
A automatização de processos traz inúmeros benefícios para o dia a dia de uma empresa, além de fazer parte da transformação digital que está ocorrendo atualmente nas organizações.
Algumas das que mais se destacam são:
- Ajuste de tempo
- Um aumento na produtividade
- Regulação de procedimentos
- Redução da probabilidade de erros
- Redução de custos
- Aumento do poder competitivo
- Escalabilidade
Ajuste de tempo
Um dos primeiros benefícios de automatizar processos é a redução do tempo necessário para concluir tarefas.
Por exemplo, um relatório de vendas ou um relatório de produtividade pode ser facilmente criado com o software certo, em vez de ser criado manualmente e exigir a atenção de um profissional (ou até mais) apenas para isso.
Aumento de produtividade
Como resultado, a produtividade da equipe aumentou. Finalmente, o tempo que seria gasto em uma tarefa poderia ser direcionado para outra.
Com isso, seus clientes internos, ou mais especificamente, seus colaboradores, também se sentirão mais satisfeitos, principalmente se você eliminar do seu dia a dia atividades repetitivas que impactam no resultado que será apresentado no final do dia.
Regulação de procedimentos
A automatização dos processos do seu negócio também ajuda a regularizá-los. A partir do momento em que as tarefas são realizadas com o auxílio de softwares e outras ferramentas tecnológicas, evita-se que cada colaborador conclua uma determinada tarefa de forma particular.
Com isso, também é possível estabelecer um padrão de qualidade para seus processos e mantê-lo de forma mais eficaz.
Redução da probabilidade de erros
Outro fator que faz a automação de processos valer a pena é a diminuição de erros.
Por exemplo, casos de erro humano não são incomuns em tarefas repetitivas que requerem digitalização ou análise de dados, desde que o profissional esteja focado na tarefa em questão.
Quem vai completar essa tarefa quando esse processo for automatizado é uma máquina. Mesmo que ocasionalmente ocorram erros, as chances são significativamente menores quando comparadas à ação humana.
Redução de custos
A automação de processos ajuda a reduzir custos, o que é mais uma forma de aumentar os lucros.
Além de reduzir o tempo total necessário para concluir uma tarefa, a automação de processos também ajuda a reduzir o número de profissionais necessários para realizar uma única tarefa.
Assim, você tem a oportunidade de direcionar esses trabalhadores para outras tarefas que irão auxiliar na expansão do negócio.
Aumento do poder competitivo
Quanto mais processos você concluir em menos tempo, mais competitivo seu negócio se tornará.
A automatização de processos pode auxiliar, entre outras coisas, na entrega de mercadorias aos clientes em prazos mais curtos e na resolução rápida de tíquetes de atendimento.
Escalabilidade
Por fim, a automação de processos ajuda você a dimensionar seus negócios. Isso significa que é possível crescer sem precisar fazer despesas adicionais ou fazer novos investimentos para isso.
Embora possa ser necessário um investimento inicial em algum tipo de solução, a longo prazo é suficiente para replicar os procedimentos e incentivar a escalabilidade da sua empresa.
O que exatamente é a automação robótica de processos?
A automação de processos robóticos, ou RPA, é o uso de robôs digitais, também conhecidos como bots, para realizar tarefas repetitivas que antes eram realizadas por pessoas.
Por exemplo, usar um chatbot para auxiliar os clientes em questões como quitação de dívidas vencidas, envio de confirmações de pagamentos, monitoramento do status de pedidos, agendamento de solicitações de serviços, etc.
Como automatizar um processo?
Para automatizar um processo, é recomendável que você:
- Saiba qual é a necessidade da sua empresa para essa automação.
- Explique em detalhes como todo o processo será automatizado.
- Identificar áreas de melhoria na execução deste processo.
- Tenha o cliente e sua satisfação em mente ao automatizar processos.
- Escolha as soluções que abordam os pontos mencionados acima.
- Estabeleça um cronograma para a implementação dessa mudança.
- Discuta com sua equipe o uso de novas soluções.
- Acompanhe os resultados do processo conforme eles são automatizados.
- Faça ajustes sempre que perceber a necessidade de melhorias.
Quais são os benefícios da automação?
A automação de processos é benéfica principalmente porque minimiza as tarefas diárias que uma organização deve executar.
O nível de satisfação de seus colaboradores aumenta à medida que as atividades são realizadas de forma mais dinâmica, precisa e pontual. Esse sentimento, em especial, tende a refletir diretamente no serviço público prestado.
Além disso, para os clientes, processos mais longos, entregas e respostas mais rápidas, redução de erros, entre outros benefícios promovidos pela automação de processos, ajudam a elevar o nível de satisfação com a marca.
Vantagens e desvantagens da automação?
O principal benefício da automatização de processos é a conversão de tarefas repetitivas em tarefas automatizadas.
Se houver algum inconveniente relacionado a isso, pode ser o entendimento dos colaboradores de que não se trata de um plano para substituí-los. Na verdade, a ideia é maximizar cada dia.
É muito importante para a empresa evitar que o atendimento automatizado ao cliente tenha precedência sobre o atendimento humano quando se trata de atendimento ao cliente.
Como resultado, o conselho é usar soluções que automatizem seus processos de atendimento ao cliente e, ao mesmo tempo, permitir que os clientes se comuniquem facilmente com os agentes, se assim o desejarem.