Um dos principais componentes da gestão financeira de uma empresa é a folha de pagamento, e ela tem um papel ainda mais importante para o eSocial. No Brasil, a lei determina que a organização conclua a prestação de contas no exato mês em que ocorre a execução do trabalho referente à remuneração.
Mesmo assim, o pagamento do salário pode ser feito no mês seguinte, já que a legislação trabalhista determina que o pagamento ao empregado seja feito até o quinto dia útil do mês seguinte, porém, desde a chegada do eSocial, essa prática pede mais cautela.
Muitos funcionários têm vários valores em sua folha de pagamento relacionados a comissões e deduções de convenções, além do salário contratual. Sáttila Silva, Diretor Superintendente de Planejamento da LG, reitera que a empresa deve estabelecer um cronograma mensal para notificar seus fornecedores e parceiros sobre informações que possam afetar os valores dos verbos avaliados naquele concurso.
Por que ter esse tipo de cuidado?
Quando não apurados no mês corrente, muitos negócios deixavam para o próximo mês para incluir esse tipo de composição salarial. O gestor cita como exemplo a entrega de comprovantes de pagamento do colaborador referente a trabalhos prestados para outras empresas, que precisam de uma correta auditoria para que a contribuição social seja feita.
Além disso, Sáttila enfatiza que o cálculo do folha de pagamento deve estar alinhado com os eventos observados em eventos não periódicos, pois podem afetar diretamente a remuneração do colaborador. Dessa forma, as empresas que estabelecem uma data de corte para os cálculos devem definir quais medidas serão tomadas para eventuais movimentações que ocorrerem após o encerramento do ciclo.
“Com a entrada do eSocial, colunas marcadas antecipadamente sem respeitar todo o período da competição vão ser uma dor de cabeça. Porque pode haver diferença de valores, e isso vai aparecer nas movimentações de eventos que não foram enviados anteriormente ao governo”, enfatiza a especialista no assunto.
Nesse cenário, é importante ressaltar o quanto é fundamental manter o controle sobre a folha de pagamento, pois, além de servir como um importante ponto do eSocial, também serve como uma das maiores fontes de gastos. Pensando nisso, separamos algumas perguntas para você responder neste documento crucial para toda empresa. Vamos a eles:
O que é uma folha de pagamento?
Em resumo, uma folha de pagamento é uma lista dos pagamentos de remuneração feitos a cada funcionário de uma organização. Numerosos cálculos são feitos para chegar até ela, cada um baseado na análise dos diversos fatores que contribuem para a remuneração de cada funcionário.
Junto com as informações sobre salários, descontos e benefícios, também ocorre a discriminação sobre dias de trabalho, faltas, deveres e horas extras feitas pelo colega de trabalho. Dessa forma, o registro pode ser visto como um histórico do funcionário na empresa.
Qual é a finalidade da folha de pagamento?
O objetivo do documento é organizar e registrar os valores relativos à remuneração dos colaboradores, incluindo eventuais descontos e aumentos aplicáveis. A folha tem validade jurídica para comprovar renda e trabalho remunerado.
Dessa forma, além de sua importância operacional, o documento também possui uma finalidade contratual e econômica. Isso significa que o governo utiliza o boleto como prova dos acréscimos salariais dos trabalhadores, além de ser uma ferramenta fundamental para apurar eventuais irregularidades.
Para o negócio, ela é essencial para coleta de dados e controle financeiro.
Quem deve ser o responsável pela folha da empresa?
A folha de pagamento muitas vezes é elaborado pelo departamento de recursos humanos das empresas, pois seu cálculo requer conhecimento técnico e especializado.
Normalmente, as organizações recorrem ao uso de software para dar suporte a esse serviço. Essa é uma boa alternativa, pois libera o departamento de RH de longas conferências de dados e diminui a incidência de erros humanos.
É importante ter em mente que a apresentação da folha de pagamento com erros pode resultar em multas e ações trabalhistas contra a empresa. Portanto, é fundamental que haja precisão na formulação do documento.
Como é feito o cálculo na folha de pagamento?
A folha de pagamento é uma composição de todos os registros financeiros pertencentes aos parceiros. Legalmente, o documento pode ser montado manualmente ou por procedimentos eletrônicos.
Veja a seguir como funciona o procedimento:
Primeiro, a classificação do trabalhador em relação à sua categoria determina as regras de cálculo de seus valores. Em seguida, são examinadas as horas trabalhadas, os dias do mês perdidos (e se justificados), as horas extras, os dias adicionais de trabalho, os períodos de descanso e outros fatores que afetam o total de horas trabalhadas e pagas. Assim, ficam visíveis os impostos e benefícios como INSS, FGTS, férias e 13º salário. Aqui, o cálculo para a Dedução do Imposto de Renda foi concluído.
Por fim, subtraem-se os valores dos benefícios legais, como imposto sobre valor agregado e transporte com valor agregado.
Verificar se os valores gerados para o governo por meio do eSocial são iguais aos processados na folha de pagamento é fundamental na hora do cálculo, pois afetarão diretamente o recolhimento das obrigações.
Com isso, as empresas devem aproveitar os primeiros meses dos eventos periódicos para confirmar os valores das diretrizes de coleta de dados (GFIP, GPS, GRRF, entre outros) com a DCTF Web e o GRFGTS, que serão gerados por meio do sites dos participantes do eSocial e substituirá as diretrizes atuais. É importante aproveitar a contínua falta de uso dos dados do eSocial por parte do governo para fazer esses testes.
Como a tecnologia pode auxiliar na gestão da folha?
Vários processos envolvidos na produção da folha de pagamento podem ser automatizados. Alguns exemplos de como a tecnologia pode interagir e otimizar essa gestão são a administração dela, com suas tarefas atribuídas, a regulação da jornada de trabalho dos colaboradores e a emissão do holerite.
Além disso, com o uso de software, processos como controle de horas extras e registro de pontos, agendamento de férias e até pagamento de salários, podem ser mais eficientes.
Ainda tem dúvidas sobre a folha de pagamento?