Para todas as empresas, emitir nota fiscal é uma tarefa necessária, mas pode ser extremamente desgastante e difícil para empresas menores que não contam com o suporte de um departamento de contabilidade especializado.
Além disso, não só as empresas são obrigadas a emitir notas fiscais. A emissão de notas é um dos componentes da contabilidade dos prestadores de serviços, mesmo que o profissional seja MEI (neste caso, eles devem emitir notas quando prestam serviços a uma organização).
Mas será que existe uma forma de facilitar o processo de emissão de notas fiscais para uma empresa? É possível reorganizar o trabalho de forma a evitar que os pequenos negócios entrem em colapso? Continue lendo para ver as respostas para essas perguntas.
Conheça os diferentes tipos de notas fiscais que pode e deve emitir
Você sabia que existem mais de dez tipos diferentes de notas fiscais que as empresas podem emitir? Pois é! Essa variedade pode complicar a vida de um pequeno empresário, pois ele pode cometer erros ao emitir notas incorretas e sofrer problemas financeiros como resultado.
Entender como funciona cada tipo de NF disponível para sua empresa é o primeiro passo para emitir uma nota fiscal com mais eficiência. Veja abaixo os mais significativos.
- Nota Fiscal de Entrada: Esta NF estabelece que uma empresa recebeu um item específico de mercadoria. Esteja sempre atento às regras sempre que sua empresa fizer uma compra, pois ela deve ser emitida em circunstâncias específicas;
- Uma NF chamada Nota Fiscal de Devolução deve ser emitida para interromper uma transação de compra ou venda. Ela pode ser enviada tanto quando você compra algo quanto quando seu cliente cancela o pedido;
- Nota Fiscal de Exportação: Esta NF é obrigatória para quem exporta bens ou mercadorias;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF): um dos tipos mais populares. Deve ser veiculado toda vez que o consumidor fizer uma compra;
- Conhecimento de Transporte Eletrônico: É um documento fiscal eletrônico que serve para informar o transporte internacional de cargas;
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos: semelhante à Nota Fiscal Eletrônica, mas apenas para serviços prestados por uma organização ao consumidor final;
- Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor: Você sabe qual é a nota fiscal que recebe ao fazer uma compra em uma loja ou supermercado? A NFC-e é o mesmo documento, mas em formato eletrônico.
Agora que você conhece esses vários tipos de notas fiscais, pode decidir qual é a mais adequada para você. Por exemplo, um advogado deve emitir uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos. Além da NFC-e e da Nota Fiscal Eletrônica, uma loja sempre emitirá uma Nota Fiscal de Entrada sempre que fizer uma compra de mercadorias.
Crie um sistema para gerar avisos fiscais automaticamente
Agora que conhecemos as diversas categorias de notas fiscais, como podemos emiti-las de forma a não prejudicar o andamento da empresa? É crucial criar um sistema bem estruturado por causa disso.
Antes de mais nada, é fundamental que sua empresa pare de emitir notas manuais e se atenha às eletrônicas. Algumas empresas continuam usando notas manuais, que são muito mais lentas e trabalhosas. Os funcionários da empresa precisam gastar muito tempo e energia nisso. Instale um bom programa de geração de notas eletrônicas (de preferência um que funcione com computação em nuvem) e mude para trabalhar apenas com documentos eletrônicos para resolver o problema.
Você também tem muito mais vantagens ao fazer uma transmissão eletrônica além da facilidade de fazê-lo. Por exemplo, é um processo mais rápido com maior controle de sua parte e também é mais acessível.
Depois disso, estabeleça um cronograma que funcione para a divulgação dos editais dentro da sua empresa. Defina como eles serão executados para melhor se adequar à sua programação, sem prejudicar sua capacidade de realizar seu trabalho.
Não demore na emissão das notas fiduciárias, pois as consequências serão gravíssimas para sua empresa. As multas nessas situações podem ser excessivas e até tirar seu negócio do mercado.
Contrate uma empresa de consultoria contábil para o trabalho
A criação de uma nota fiscal demanda muito tempo, principalmente para pequenos empresários ou prestadores de serviços. Por conta disso, contratar um escritório de contabilidade para realizar esse trabalho é uma ótima estratégia.
Dessa forma, você pode tirar esse peso dos ombros e confiá-lo a uma equipe de especialistas que usará as melhores ferramentas disponíveis para cumprir a missão.
Além disso, há um tremendo aumento de produtividade quando você não está preocupado com a emissão de notas fiscais.
Considere, por exemplo, que você gasta uma hora por dia lidando com esses documentos. Existem cerca de 22 horas adicionais (ou quase 3 dias de trabalho extras) no final de um mês que você pode usar para atender mais clientes, investir em campanhas de marketing ou participar de treinamento para aprimorar suas habilidades.
Dependendo de quanto você ganha por hora, esses três dias de trabalho adicionais podem resultar em uma renda mensal respeitável ou suficiente para cobrir o custo do consultor e ainda deixar você com um excedente.