A administração de uma pequena empresa naturalmente se torna mais difícil à medida que ela se expande. O empresário, que até então fazia muito tudo sozinho, começa a sentir a necessidade de dividir as tarefas, contratar mais pessoas e até ter outros funcionários. Nesse âmbito de atividades, uma tarefa em particular – a organização financeira – requer atenção especial.
Organização financeira
Planejar, executar, analisar e controlar as atividades financeiras de uma pequena empresa são chamados de organização financeira. Simplificando: obter o melhor resultado e o maior lucro das atividades da empresa.
O primeiro passo para iniciar uma boa estratégia de organização financeira é tomar uma decisão crucial: separar a receita do pequeno negócio da receita de despesas pessoais como despesas familiares.
É bastante comum que os proprietários de pequenas empresas combinem suas contas legais e físicas. Devido ao fato de que a mesma conta é utilizada para pagamentos e recebimentos, atenção redobrada deve ser dada para evitar que esta conta seja a única utilizada para despesas empresariais, pessoais ou familiares.
As três direções da gestão:
- Gerir as entradas e saídas diárias de recursos financeiros relativos a vendas, prestação de serviços, pagamentos a fornecedores, salários, impostos, despesas, entre outros.
- Estratégia de investimento: ocorre quando uma empresa decide crescer, modernizar, abrir novas localidades, adquirir novas máquinas e equipamentos, etc.
- Gerenciamento de crises: é um tema pouco discutido, mas recorrente. envolve renegociação de prazos com clientes e fornecedores, dívidas com instituições financeiras, protestos, comentários negativos, ações de execução, ou seja, é um campo que exige capacidade de tomar decisões difíceis em circunstâncias desafiadoras.
Seguem algumas considerações e dicas para uma boa organização financeira de cada um dos itens acima:
Organização financeira diária do cofre
Mesmo que uma pequena empresa não seja uma miniatura de uma grande corporação, é vital que o proprietário tenha uma compreensão básica de vários aspectos administrativos, incluindo custos, fixação de preços, recursos humanos e marketing.
Administrar dinheiro requer tempo, dedicação e conhecimento. Nem sempre o dono de uma pequena empresa pensa qual é a melhor solução para questões financeiras como a falta de recursos para manter as contas da empresa abertas.
Além disso, é crucial entender a distinção entre um sistema competitivo e um sistema capitalista. Tenha cuidado para evitar termos e controles confusos.
Quando discutimos receitas, despesas, custos, lucros ou prejuízos, normalmente usamos termos contábeis que estão sujeitos a escrutínio no sistema competitivo.
Na contabilidade, temos o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) baseado nesse regime, o que significa que os lançamentos da empresa devem ser reconhecidos nos períodos pertinentes, independentemente de terem sido pagos ou recebidos.
Simplificando, as etapas necessárias para atingir o resultado da empresa são as seguintes: Receitas, Custos e Despesas (-) Resultado (Lucro ou Prejuízo) = Impostos
Mas nem todo lançamento contínuo corresponde a uma movimentação na conta bancária da empresa. Imagine a seguinte situação real:
Uma pequena empresa se oferece para vender um produto por R$ 120,00 nas seguintes condições: 3 vezes por R$ 40,00 em cheques pré-datados (uma entrada mais 30 e 60 dias); emite nota fiscal; e conclui a entrega.
Pronto! Do ponto de vista do regime concorrencial, houve venda e lucro de R$ 120,00. Porém, na perspectiva da Caixa, eles haviam entrado apenas R$ 40,00 até agora.
Somente após 30 e 60 dias o restante deve ser admitido. A mesma lógica é usada para compras com pagamento antecipado, lançamentos fiscais trimestrais e outras transações.
Ao contrário do sistema competitivo, o sistema Caixa permite recebimentos e pagamentos a qualquer momento durante o período de recebimento ou pagamento, independentemente do momento em que sejam efetuados. Assim, torna-se fundamental gerir as contas através de um sistema de caixa, ou simplesmente gerir a caixa no dia-a-dia.
A terminologia correta para se discutir o regime da caixa é entradas e saídas de recursos (para descrever o fluxo financeiro) e sobras ou faltas da caixa (para descrever o resultado do período estudado).
Administração de Investimentos
Os investimentos são necessários para que uma empresa se desenvolva, se modernize, se reestruture, abra filiais e aumente sua capacidade produtiva.
Nesses momentos, o dono de um pequeno negócio pode ficar dividido entre as seguintes decisões: devo investir ou não? Será que vai trazer o retorno que espero? Quanto custaria esse investimento? Como posso obter os recursos? O primeiro passo é criar um pequeno projeto de viabilidade de investimento.
Depois de determinar que o projeto é economicamente viável, surge a questão de como financiá-lo. Nesse momento, é preciso muita cautela para não cometer um dos erros mais comuns na organização financeira de uma organização: investir com recursos internos e depois ficar sem caixa operacional.
O empresário costuma usar as sobras de caixa para fazer novos investimentos à medida que a empresa cresce. Por si só, isso não é um erro. Finalmente, por que não reinvestir o dinheiro em seu próprio negócio, se ele está crescendo?
Mas à medida que as empresas crescem e se expandem, também aumenta a demanda por capital de giro. Esse capital de giro permite que ele mantenha suas contas abertas, faça trocas com fornecedores e tenha condições de oferecer um desconto ao cliente na hora de facilitar o pagamento.
A questão é usar recursos internos e sair da empresa sem capital de giro depois. Mesmo quando uma organização tem acesso a linhas de crédito para capital de giro junto a bancos ou cooperativas de crédito, isso tem um custo alto, pois as taxas de juros cobradas para capital de giro são maiores do que as cobradas para linhas de investimento.
Inúmeras linhas de crédito estão disponíveis no Brasil para ajudar pequenas empresas a financiar seus investimentos, incluindo o Cartão BNDES, o Finame, também do BNDES, e os Fundos Constitucionais. Pesquise as condições de cada linha e procure uma instituição financeira que opere.
Garantias: Podem ser materiais (melhor, hipoteca, alienação) ou emocionais (aval e noivado). Os requisitos para garantias são mais rigorosos para conseguir essas linhas de crédito com taxas de juros reduzidas.
Caso o pequeno empresário do empresário ou seus sócios não possuam garantias suficientes, ele deverá conversar com seu gestor sobre a possibilidade de utilização de um fundo de garantia ou o respaldo de uma sociedade garantidora de crédito (SGC).
Uma dica: mesmo que o investimento seja em imóveis, máquinas, equipamentos ou renovações, existe a possibilidade de o capital de rotação associado ao investimento (operação mista) ser incluído em condições mais vantajosas.
O melhor curso de ação para o proprietário da empresa é discutir isso com seu gerente.
Superando crises
Infelizmente, muitas empresas falham por não conseguir resolver uma crise. Não existe uma fórmula mágica para lidar com as dificuldades financeiras das pequenas empresas, mas alguns conselhos são bem-vindos. Embora muitos deles pareçam óbvios, sua aplicação na prática exige disciplina, perseverança, vontade de vencer e muita ação.
A primeira coisa a considerar deve ser de onde vieram as dificuldades financeiras. É simples reconhecer que o problema são as baixas receitas, mas o problema pode, na verdade, estar nos altos custos diretos e indiretos, nas despesas operacionais crescentes e nas despesas incomuns. Clareza na identificação do problema é crucial.
O empresário deve quitar primeiro as dívidas com juros mais altos. Como resultado, com o tempo, os custos associados aos juros diminuirão. Na realidade, nunca há um tempo para fazer isso. Portanto, ele deve:
Negociar prazos mais longos com fornecedores; se estiver usando linhas de crédito, tente renegociá-las para melhores prazos e taxas; converse com o gerente sobre a possibilidade de conseguir uma linha de crédito com taxas de juros menores para quitar dívidas mais caras em outras instituições.
Mas atenção: pagar uma dívida mais cara e depois usar o mesmo limite para quitar sua situação atual pode piorar seus problemas financeiros. Uma boa garantia deve ser oferecida para obter taxas de juros mais baixas.
Reduzir custos e despesas sem abrir mão de um estilo operacional mínimo condizente com o perfil da empresa.É fundamental ter um controle firme de todos os recursos da empresa quando ela passa por uma crise. Fazer um fluxo de caixa diário ou semanal ajuda a identificar as prioridades financeiras e a tomar as medidas necessárias com antecedência.